Qualsiasi sia l’ambito, ogni volta che si approccia un nuovo metodo o qualcosa che non si conosce, la cosa più difficile è capire da dove iniziare; a me è successo spesso di impiegare molti giorni a iniziare una nuova cosa e poi riuscire a portarla avanti, o addirittura
Proprio perché spesso iniziare è la parte più difficile, quando si parla di organizzazione una bella lista svuota-mente è un ottimo modo di iniziare. Si tratta di una mia idea? Assolutamente no, ma nelle mie consulenze la prendo in prestito da David Allen e cerco di adattarla alle esigenze della persona che si affida a me.
David Allen è uno dei migliori esperti di gestione del tempo e produttività al mondo e nel suo libro Getting Things Done® (in italiano Detto, Fatto!) ci aiuta a gestire al meglio gli impegni di tutti i giorni; lui si concentra sul lavoro ma il suo metodo può essere applicato ad ogni ambito della nostra vita.
Il primo passo per organizzare meglio il nostro tempo, secondo David Allen, è fare lo svuota-mente ed è proprio di questa tecnica che voglio parlarti.
Il concetto di svuota-mente è semplice ma potente. Consiste nel liberare la mente da tutti i pensieri, idee, compiti e preoccupazioni, trasferendoli su un supporto esterno come un foglio di carta o un’applicazione digitale. Questo processo di “scarico mentale” permette di alleggerire il carico cognitivo e di focalizzare l’attenzione su ciò che è veramente importante.
I benefici dello svuota-mente sono molti:
- Miglioramento dell’organizzazione: uno dei principali vantaggi è il miglioramento dell’organizzazione personale. Annotare tutto ciò che passa per la mente aiuta a creare una visione chiara e strutturata delle proprie attività. Questo rende più facile prioritizzare i compiti, suddividere i progetti in fasi gestibili e prevenire il sovraccarico di informazioni
- Creazione di liste efficaci: una volta svuotata la mente, il passo successivo è organizzare le informazioni raccolte in liste specifiche. Queste liste possono riguardare attività da svolgere, idee da sviluppare o promemoria per il futuro. Utilizzare liste efficaci è un modo per tenere traccia delle scadenze e assicurarsi di non dimenticare nulla di importante. Le liste fungono da guida quotidiana, aiutando a mantenere il focus e a gestire meglio il tempo disponibile.
- Personalizzazione e flessibilità: un altro punto di forza dello svuota-mente è la sua adattabilità. David Allen incoraggia a sviluppare il proprio metodo, o “a modo tuo”, per gestire le informazioni. Non esiste un approccio unico che funzioni per tutti; ognuno può trovare la propria strada. Che si preferisca utilizzare strumenti digitali o tradizionali, l’importante è creare un sistema che rispecchi le proprie esigenze e preferenze.
- Libertà mentale: forse il beneficio più significativo dello svuota-mente è la sensazione di libertà che ne deriva. Liberare la mente da pensieri e preoccupazioni permette di ridurre lo stress e di aumentare la concentrazione. Questa libertà mentale consente di affrontare le attività quotidiane con maggiore calma e sicurezza, migliorando la produttività e la qualità della vita.
I benefici di questa tecnica sono molti ed averla come abitudine almeno una volta a settimana, può davvero aiutare a mantenere sotto controllo tutte le cose da fare in modo che non si arrivi mai a sentirsi sopraffatti senza sapere da che parte iniziare a fare tutto.
Ecco come puoi iniziare anche tu a fare lo svuota-mente:
Come prima cosa scegli il tuo supporto: carta e penna? Applicazione digitale? È indifferente, devi scegliere ciò che ti sembra più funzionale. Io consiglio di iniziare con un supporto cartaceo perché costringe a prendersi un momento di concentrazione per sé stessi e quindi ritagliarsi il tempo giusto per fare lo svuota-mente senza elementi di distrazioni o interruzioni. Una volta diventata un’abitudine, ogni momento è buono per svuotare la mente su qualsiasi supporto a disposizione.
David Allen consiglia poi di svuotare la mente almeno una volta a settimana; se non lo hai mai fatto, il mio consiglio è di farlo ogni giorno. Non serve molto tempo, anche solo qualche minuto, ma aiuta a prendere confidenza con questa tecnica e a trasferire ogni pensiero dalla mente alla carta (o al pc/telefono). È necessario scrivere ogni cosa che si ha nella mente: idee, progetti, cose da fare, scadenze, impegni… Qualsiasi cosa, anche i sogni!
Una volta che è tutto fuori dalla mente la sensazione di libertà e leggerezza sarà già percepibile ed è quindi il momento di capire cosa fare con tutte le informazioni che si hanno davanti.
Organizzarle, ovviamente!!! Ogni pensiero tolto dalla mente deve essere ora inserito in una categoria altrimenti resta la confusione e iniziare a gestire meglio il proprio tempo risulta ancora troppo difficile.
In quali categorie suddividere le varie cose è molto personale perché dipende dalla quotidianità di ognuno di noi; è possibile identificare gli impegni in base all’urgenza, oppure al “settore” in cui devono essere svolte (casa, famiglia, lavoro ecc) o anche in base all’orario… Insomma il metodo di suddivisione assoluto non esiste.
Per iniziare si possono fare tre liste o categorie: “da fare”, “idee”, “progetti”. Nella prima si inseriscono tutte quelle cose che devono essere svolte nel breve-medio termine, nella seconda tutto ciò che si vorrebbe fare in un tempo non troppo lontano e infine nella terza categoria inserire le cose a lungo termine di cui ora non ci si può occupare.
La cosa importante che anche David Allen consiglia, è la revisione e l’aggiornamento delle varie liste; rivedere regolarmente le tue liste e aggiornarle man mano che completi i compiti o emergono nuove informazioni è fondamentale.
Lo svuota-mente di David Allen è un potente strumento per migliorare la gestione del tempo. Non solo aiuta a organizzare le attività quotidiane in modo più efficiente, ma offre anche una maggiore libertà mentale, riducendo lo stress e aumentando la produttività. Adottare questa tecnica può trasformare il modo in cui affronti le tue giornate, permettendoti di raggiungere i tuoi obiettivi con serenità e sicurezza.
Ogni nuova abitudine ha bisogno di tempo per diventare tale ed entrare nella nostra quotidianità, quindi se provi a fare lo svuota -mente non ti arrendere se ti sembra difficile, ma continua a provarci perché ti assicuro che ne percepirai i benefici molto preso.
Se hai domande, dubbi o vuoi farlo insieme, puoi contattarmi qui!
A presto,
Sara
