Cinque startup da seguire in contemporanea, un calendario pieno prima ancora che la settimana iniziasse, e il weekend come unico spazio rimasto per recuperare tutto quello che slittava. Quando Chiara mi ha contattata, sapeva esattamente cosa fare, per chi e entro quando. Quello che le mancava non era la capacità organizzativa: era lo spazio, e i confini, per reggerla nel tempo.

Questo articolo racconta il percorso che abbiamo fatto insieme e credo che leggendolo tu possa riconoscerti, o almeno capire più concretamente cosa significa lavorare con una professional organizer.

Chi era Chiara e da dove siamo partite

Chiara è una fractional product and growth manager: lavora come consulente esterna per più startup contemporaneamente, occupandosi dello sviluppo e della validazione del prodotto. Essere una figura fractional per più aziende tecnologiche insieme non è un ruolo per chi è agli inizi. Richiede la fiducia di più team diversi, e la capacità di entrare in contesti già avviati ed essere operativa da subito. Insomma, un profilo tecnico avanzato che usa strumenti di lavoro sofisticati.

Il problema non era la competenza. Era il margine.

Quando mi ha scritto, usava tre parole per descrivere la sua situazione: si sentiva sott’acqua, stanca, disorientata.
Aveva completamente perso il controllo del proprio tempo. Le call si accumulavano, gli imprevisti finivano nel weekend, la sera lavorava per recuperare le ore del pomeriggio occupate da richieste non pianificate. Qualsiasi variabile esterna, anche piccola, le faceva saltare tutto.

“Avevo completamente perso il controllo del mio tempo,” mi ha detto. “E quando ho fatto il primo svuotamente e ho visto tutto fuori dalla testa, la sensazione è stata di overload mentale.”

Cosa non funzionava nell’organizzazione del proprio lavoro

Prima di costruire qualsiasi percorso, ho voluto capire dove stava davvero il problema. Con Chiara non c’era da lavorare sulla capacità organizzativa: sapeva già cosa fare, per chi, ed entro quando. Tutta quella conoscenza, però, viveva solo nella sua testa. Non aveva un sistema esterno che la rendesse sostenibile, né confini che la proteggessero dal continuo arrivo di nuove richieste.

Non aveva un sistema esterno che rispecchiasse le priorità che aveva già chiare in testa. Le call si susseguivano senza buffer e i blocchi di lavoro concentrato non esistevano sul calendario. Questo rendeva sacrificabile anche ciò che sapeva essere più importante.

Il risultato era un’organizzazione del proprio lavoro costruita sulla reazione, non sulla scelta. Ogni richiesta sembrava urgente perché non c’era nessun sistema per valutarla diversamente.

Vale la pena dirlo con chiarezza. È un pattern che vedo spesso in professioniste con competenze avanzate: più il lavoro è tecnico, più la persona tende ad attribuire il disordine a un limite personale. Non era così per Chiara. L’organizzazione del proprio lavoro, a livello di contenuti e scadenze, era già solida. Mancava solo la struttura esterna e i confini che la sostenessero.

Come abbiamo lavorato insieme

Con Chiara non ho applicato nessuno dei miei percorsi standard. Il suo profilo e il suo contesto non si prestavano a una soluzione preconfezionata. Abbiamo costruito qualcosa su misura per la sua organizzazione del proprio lavoro, più vicino a una mentorship continuativa che a una consulenza chiusa in poche sessioni.

➡️ Da dove si inizia: lo svuotamente

Il primo passo è stato fare uscire tutto dalla testa.
In una sessione di lavoro iniziale, Chiara ha tirato fuori ogni cosa che aveva in sospeso: impegni, scadenze, attività per i clienti, cose personali. Tutto insieme, senza filtrare.

Quando lo vedi tutto fuori dalla testa è normale che sembri tanto. Ma è lì che smette di essere un blocco unico indistinto e diventa un elenco di cose singole, ciascuna con la sua dimensione reale.

Da quel momento abbiamo potuto lavorare con il materiale vero, non con la percezione distorta che dà il tenerlo tutto dentro.

➡️ Un primo sistema di liste, poi il mentoring

Nelle prime settimane abbiamo provato a strutturare un sistema di liste per orizzonte temporale. Lo abbiamo fatto dentro lo strumento che Chiara già usava per i progetti dei clienti. È stato utile all’inizio, per dare una prima forma a tutto quello che era uscito dallo svuotamente.

Con Chiara, però, il lavoro vero si è spostato rapidamente altrove. Non le serviva un sistema più sofisticato da mantenere. Le serviva qualcuno che la accompagnasse ogni settimana nelle decisioni difficili, quelle che nessuna lista può prendere al posto suo.

➡️ Il calendario come strumento di protezione

Uno dei cambiamenti più importanti è stato sul calendario. Non solo per segnare le call, ma per rendere visibile tutto il resto: i blocchi di lavoro dedicati, le scadenze anticipate di qualche giorno rispetto a quelle reali, i buffer tra un’attività e l’altra.

Un blocco di lavoro sul calendario vale quanto una call con un cliente, si sposta solo se c’è un motivo vero. Questa regola sembra semplice, ma cambia radicalmente la gestione del tempo a lavoro: quando lo spazio esiste e lo vedi, riesci a proteggerlo. Quando non lo vedi, lo cedi alla prima richiesta.

➡️ Time tracking: perché abbiamo cambiato strumento

Chiara voleva monitorare il tempo impiegato a gestire ogni singolo progetto perché aveva la sensazione di fare troppo rispetto a ciò che era stato concordato.

Abbiamo provato Timely, che traccia il tempo in automatico sullo sfondo. Raggruppa tutto per progetto, senza bisogno di avviare e fermare timer durante la giornata.

Questo cambio è stato utile per un motivo preciso. Prima, le sue percezioni su quanto tempo le costasse davvero un cliente erano solo intuizioni. Con dati reali sotto mano, alcune di quelle intuizioni si sono confermate, altre sono state smentite. Le conversazioni successive sui confini con i clienti ne hanno guadagnato in solidità.

➡️ I confini con i clienti

La parte più difficile del percorso, per Chiara come per molti liberi professionisti, è stata imparare a comunicare i propri confini ai clienti una volta che li aveva definiti.

Lavorando con startup sempre in emergenza, Chiara era abituata a rispondere in tempo reale, ad accettare call aggiunte all’ultimo momento, a rendere il proprio tempo disponibile per default. Non per mancanza di metodo, ma perché nessuno aveva mai definito le regole del gioco.

Vale la pena riflettere anche su questo: più una persona è competente e disponibile, più diventa facile per i clienti darla per scontato. Non è una questione di chi è la responsabilità o la colpa di questo. È quello che succede quando l’assenza di confini espliciti lascia che sia la disponibilità percepita a definire, di fatto, le regole.

Abbiamo lavorato su un protocollo semplice per valutare le richieste urgenti.
Tre domande:

1. Questa cosa sblocca qualcosa che senza di me si ferma completamente?
2. Può essere risolta esclusivamente da un mio intervento?
3. Se aspettiamo 24-48 ore succede qualcosa di irreversibile?

Se anche solo una risposta è no, si schedula normalmente.

È un metodo per organizzare il lavoro in modo che il tempo abbia un valore dichiarato, anche verso gli altri.

Perché il cambiamento ha richiesto tempo

Con Chiara il percorso non è mai stato un intervento chiuso in una sessione. È diventato una mentorship settimanale. Il lavoro non era applicare un sistema, ma allenare ogni volta il giudizio su cosa proteggere e cosa lasciare andare.

Il modo di tracciare il tempo è cambiato durante il percorso, la cadenza delle revisioni giornaliere si è aggiustata più volte. Non è stato un segno che il punto di partenza fosse sbagliato. È quello che succede quando un percorso viene costruito insieme, settimana dopo settimana, invece che consegnato tutto in una volta.

Cosa è cambiato

Chiara ha concluso il percorso lasciando andare due collaborazioni che non le corrispondevano più, e impostando un nuovo progetto con regole chiare fin dal primo giorno. Ha ripreso la palestra, ha iniziato a proteggere il weekend, ha imparato a staccare il computer la sera.

Sul lavoro, ha rinegoziato le condizioni con un cliente ottenendo una struttura completamente nuova. E quando quel cliente ha messo in dubbio la sua professionalità, ha risposto con una chiarezza che, come mi ha detto lei stessa, non avrebbe mai immaginato di avere prima.

“Non avrei mai immaginato di lasciare due progetti come poi è successo,” mi ha detto. “E quando ho ricominciato ad avere tempo non occupato nelle mie giornate, ho sentito che qualcosa stava davvero cambiando.”

“Mi sento di avere recuperato il controllo del mio tempo.”

Cosa mi ha insegnato lavorare con un profilo come quello di Chiara

Con Chiara ho capito che, per un profilo già esperto nell’organizzazione del proprio lavoro, il valore non stava nel sistema che le proponevo. Stava nell’accompagnamento costante nelle scelte difficili. Non le serviva un metodo nuovo da imparare: le serviva qualcuno al suo fianco, ogni settimana, mentre allenava la capacità di proteggere il proprio tempo.

Questo mi ha spinta ad affinare il modo in cui comunico il valore del mio lavoro con clienti dal profilo molto tecnico. Non un metodo diverso, ma un modo diverso di renderlo trasparente. Meno rassicurazioni generiche, più chiarezza su cosa sto facendo e perché, in ogni singolo passaggio.

È uno scambio che va in entrambe le direzioni. Il mio lavoro ha dato a Chiara uno spazio protetto in cui esercitare una competenza che aveva già. Il suo modo di lavorare, esigente e analitico, ha reso più precisa la mia capacità di costruire l’organizzazione del proprio lavoro per chi non parte da zero. Per chi ha già una competenza solida, e ha solo bisogno di spazio per esprimerla.

L’organizzazione del proprio lavoro non è una questione di strumenti

Il lavoro che facciamo insieme non è insegnarti a usare un’app o a compilare un calendario, ma è capire dove il tuo sistema di lavoro può essere migliorato, costruire qualcosa che si adatti al tuo modo di lavorare, e accompagnarti mentre lo metti in pratica e lo aggiusti.

Timely e altri strumenti come Notion che Chiara usava già, sono stati utili in alcuni momenti del percorso, ma non sono la ragione per cui qualcosa è cambiato davvero. Il punto non erano gli strumenti, ma l’accompagnamento costruito attorno a lei.

La gestione del tempo e delle priorità non è una competenza che si acquisisce leggendo un articolo. È un’abitudine che si costruisce nel tempo, con qualcuno che ti aiuta a vedere quello che da dentro non riesci a vedere. La pianificazione delle attività che ne segue conta quanto il criterio con cui si decide cosa pianificare.

Se ti sei riconosciuta nella storia di Chiara, anche solo in una parte, possiamo parlarne.

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Raccontami dove sei adesso e capiremo insieme se e come posso aiutarti.

Intanto ti lascio le parole di Chiara a fine percorso:

“Ho contattato Sara perchè ero in un periodo di grandi soddisfazioni lavorative dato il numero di progetti avviati, ma allo stesso tempo ero oberata ogni oltre aspettativa, ed ero arrivata a sacrificare momenti come la pausa pranzo, rendendo tutte le mie giornate una corsa contro il tempo. Non volevo però accettare che l’unica soluzione era rinunciare al lavoro, ma pensavo che organizzare meglio il mio tempo potesse essere la soluzione.”

“Ora posso dire che però non si tratta solo di organizzazione. Sara mi ha insegnato che riprendere il controllo del proprio tempo non è necessariamente un discorso di organizzazione, ma anche e sopratutto di scelta. Scegliere chi e come può occupare il nostro tempo, e non fare in modo al contrario che sia una decisione subita. È complesso da spiegare a parole, ma fa tutta la differenza del mondo. Vi consiglio di cuore un percorso con lei, cambia veramente la vita.”