Lo stile di vita che accomuna la maggior parte di noi, ci pone di fronte a una miriade di impegni, compiti e responsabilità. Sembra quasi impossibile riuscire a gestire tutto, e spesso ci ritroviamo a sacrificare il nostro tempo personale per cercare di accontentare tutti e fare tutto. Ma è davvero possibile? Prima di passare ai consigli pratici, fermiamoci un attimo a riflettere su una domanda fondamentale: perché è così difficile definire le priorità?

LA MAGGIOR PARTE DELLE PERSONE VIVE IN UNO STATO COSTANTE DI PREOCCUPAZIONE

Si cerca sempre di fare tutto, essere ovunque, accontentare tutti e risolvere ogni problema. Questo porta inevitabilmente a sentirsi sopraffatti e a perdere il controllo della situazione, perché non c’è mai abbastanza tempo per fermarsi e pensare con calma a come procedere al meglio.

Proprio per questo, la prima cosa da fare per iniziare a definire le tue priorità è: lasciare andare.
È essenziale scegliere tra le cose da fare, anche se al momento potrebbe sembrare impossibile. Ogni giorno facciamo già tante scelte senza accorgercene. Ricorda, ogni volta che dici sì a qualcosa, stai dicendo no a qualcos’altro – a volte un’altra persona, altre volte a te stesso.
Se sei pronto ad iniziare, vediamo insieme alcuni metodi pratici per definire le priorità, ma non prima di aver fatto una cosa che accomuna ogni strumento che elencherò: una lista. È importante avere a portata di mano tutte le attività che devi portare a termine soprattutto per evitare di dimenticarne alcune.

Entriamo ora nel vivo, per definire le priorità.
Solitamente io li divido in due categorie: quelli per riordinare le idee e quelli per raggiungere un obiettivo.
I primi sono quelli che ti aiutano a identificare quali attività fare per prime in un elenco cosiddetto “misto” in cui ci sono cose che riguardano realtà diverse (famiglia, lavoro, casa, hobby ecc), i secondi invece son quelli che possono supportarti a definire le priorità tra un elenco di cose che riguardano un medesimo progetto o obiettivo.

Tra quelli che ti aiutano a riordinare le idee, puoi usare:

MoSCoW

Questo metodo prevede di assegnare ogni attività a una delle seguenti categorie:

M (Must do): Attività che devi assolutamente fare.

S (Should do): Attività che dovresti fare, ma meno importanti delle prime.

C (Could do): Attività che vorresti fare, ma la cui mancata esecuzione non comporta problemi.

W (Won’t do): Attività che non vale la pena fare.

Matrice di Eisenhower

Disegna un piano cartesiano, con l’asse Y per l’importanza e l’asse X per l’urgenza. Suddividi le attività in:

Urgenti e importanti

Urgenti ma non importanti

Importanti ma non urgenti

Non importanti e non urgenti

Metodo ABCDE

Assegna alle attività delle priorità in base alle lettere:

A: Attività che devono essere fatte, le più importanti.

B: Attività che dovrebbero essere fatte, ma non urgenti.

C: Attività che sarebbe bello fare, ma non urgenti né importanti.

D: Attività da delegare a qualcun altro.

E: Attività che puoi eliminare.

Se, invece, hai definito un obiettivo o un progetto e hai bisogno di capire da quale attività iniziare ti possono tornare utili questi strumenti.

Scrum

Assegna un numero ad ogni attività in base alla priorità e alla sequenza di realizzazione; per ogni cosa inserita nell’elenco, rispondi alle seguenti domande:

Quanto è importante questa attività?

Quanto è importante rispetto alle altre attività in questo elenco?

Ci sono altre attività che dipendono da questa?

Assegna un numero da 1 a X, dove X è il totale delle attività in lista.
In questo modo non solo avrai identificato le priorità ma avrai correttamente ordinato le attività in modo che tu possa svolgere per prime quelle propedeutiche alla realizzazione delle successive.

Principio di Pareto

Il principio di Pareto, o regola 80/20, suggerisce che l’80% dei risultati deriva dal 20% degli sforzi. Identifica quel 20% di attività che producono la maggior parte dei risultati e concentrati su quelle.

I Sei Livelli di Decisione

Quando si parla di progetti a lungo termine non è possibile iniziare dalla prima cosa che ti viene in mente, ma è importante riuscire a mantenere la visione di insieme e questo metodo ti consente di farlo rispondendo a queste domande:Qual è la tua visione a lungo termine?

Quali sono gli obiettivi a medio termine per raggiungere la tua visione?

Quali progetti devi completare per raggiungere i tuoi obiettivi?

Quali compiti specifici devi completare per portare a termine i tuoi progetti?

Quali azioni immediate devi prendere per completare i tuoi compiti?

Quali informazioni ti servono per prendere le giuste decisioni?

Se il primo passo per ogni strumento di definizione delle priorità è fare una lista, l’ultimo è la revisione costante.
Definire le priorità una volta non è sufficiente. Le circostanze cambiano, così come le tue esigenze. È importante rivedere periodicamente la tua lista e ridefinire le priorità se necessario.
Prova questi metodi per definire le priorità e scopri quale funziona meglio per te. Ricorda, il tuo tempo è prezioso e meriti di dedicarne di più a te stesso e ai tuoi obiettivi.

____________________________________________________________

Questo articolo è stato pensato per tutti coloro che desiderano avere più tempo per sé stessi e raggiungere i propri obiettivi, aiutandoli a definire le priorità nella vita quotidiana. Se hai trovato utile questo articolo, condividilo con chi pensi possa trarne beneficio!